(趣旨)

第1条　幡多中央消防組合(以下「組合」という。)における文書事務の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

第2条　この規程で「文書」とは、組合において収受し、発送し、又は保管するすべての文書をいう。

(文書事務取扱いの原則)

第3条　文書事務の取扱いは、正確、迅速、ていねいに行ない、もつて事務能率の向上に努めなければならない。

(所属の責務)

第4条　本部等の長(以下「所属長」という。)は、つねにその本部等における文書事務の取扱いが文書事務取扱いの原則に従がつて行なわれるよう努めなければならない。

(文書取扱いの責任区分)

第5条　文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次の各号に掲げるとおりとする。

(帳票等)

第6条　文書事務の取扱いに必要な帳票等及び印は、別表第1のとおりとする。

(職員以外の者の文書の閲覧)

第7条　文書は、職員以外の者に謄写若しくは閲覧をさせ、又はその写しを与えてはならない。ただし、組合長の許可を得たときは、この限りでない。

(文書の庁外持ち出し)

第8条　文書は、本庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する所属長の許可を受けたときは、この限りでない。

(文書の文書記号及び番号)

第9条　文書には、本部等ごとに文書記号及び文書番号(以下「文書記号等」という。)をつけなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、この限りでない。

(条例等の記号及び番号)

第10条　条例、規則、告示及び訓令には、その種類ごとに記号及び番号をつけるものとする。

(文書分類記号及び保存年限)

第11条　文書には、文書分類記号及び保存年限を記載しなければならない。ただし、部外者に対する文書については、この限りでない。

(公印の押印等)

第12条　事案を文書によつて施行する場合は、その施行する文書に公印を押印しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものには、公印を押印しないものとする。

(公印の使用)

第13条　公印を押印するときは、その押印しようとする文書に当該決裁文書を添えて、当該公印を管守する所属長又は当直隊長に、審査を受けなければならない。

(公印の事前押印の手続等)

第14条　第12条第2項ただし書の承認を得ようとするときは、主務係長は、公印事前押印承認願により所属長の承認を得なければならない。

(公印の刷り込み)

第15条　公印は、刷り込むことができない。ただし、組合印、組合長印は、当該公印を使用する証票で、これに該当公印を押印することが著しく事務に支障をきたすと認められるものに限り、組合長の承認を得て刷り込むことができる。

(総務係における文書の収受及び交付)

第16条　本部等に到着した文書は、第5条の規定により特別の定めをするもののほか、総務係において収受し、親展のもの、秘密のもの及び電報(以下「親展文書」という。)にあつては封をしたまま、親展文書以外のものにあつては開封閲覧し、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める方法により交付しなければならない。

(主務係における文書の収受及び交付)

第17条　主務係長は、文書の交付を受けたときは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理をしたうえ、自ら処理するもののほか、その処理方針を示して主務係に交付しなければならない。

第18条　削除

第19条　本部等に到着した文書で収受すべきでないものについては、総務係において返送その他必要な処置をとらなければならない。

(郵便料金の不足又は未納の文書)

第20条　郵便料金の不足又は未納の文書は、官公署から発送されたもの又は総務係長が必要と認めたものに限り、その不足又は未納の料金を支払い、これを収受することができる。

第21条　削除

(収受の手続きを経ない文書)

第22条　主務係において第16条第1項第2号又は第3号の規定による処理を受けない文書を受けとつたときは、ただちに、当該文書を総務係に送付し、同項第2号又は第3号の規定による処理を受けなければならない。

(電話等による聴取)

第23条　本部等において電話又は口頭で受理した事案のうち重要なものは、聞取書に記載して取り扱わなければならない。

(文書の供覧)

第24条　交付を受けた文書のうち閲覧だけにとどめるものは、当該文書の余白にと記載し、上司に供覧しなければならない。この場合において、他の部署に関係のある供覧の文書は、当該文書の写しを当該関係部署に送付し、又は当該文書の主旨を口頭で当該関係部署に通知するものとする。

(起案文書の作成)

第25条　起案文書は、起案用紙及び第1号用紙、第2号用紙等(以下「起案用紙等」と総称する。)を用いて作成しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものの起案については、当該各号に定めるところによることができる。

(起案文書の訂正)

第26条　起案文書の記載事項を訂正したときは、訂正者は、原則としてその箇所に認め印を押印しなければならない。

(起案文書の持ち回り等)

第27条　起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回つて決裁を受けなければならない。

(合議)

第28条　起案文書の事案が他の係の主務事務に関係のあるものは、主務係長の意思決定を経た後、当該関係所属長に合議しなければならない。

(文書の審査)

第29条　次の各号に掲げる事案に係る起案文書は、所属長の意思決定を経た後、他の部署に関係のあるものは、さらに当該関係部署の合議を経て、本部の審査を受けなければならない。

(秘密文書の表示)

第30条　秘密文書には「極秘」、「秘」又は「部外秘」の文字を朱書で表示しなければならない。

(決裁年月日の記載)

第31条　決裁文書には、決裁した者において決裁年月日を記載するものとする。

(処理中文書の処理促進)

第32条　総務係長は、随時、文書処理簿の記載に係る処理中の文書の処理状況を調査し、処理の促進をはからなければならない。

(処理中の文書の整理)

第33条　主務係長は、処理中の文書をすべて一定の箇所に集め、適宜分類整理しておかなければならない。

第34条及び第35条　削除

(主務係における文書の施行手続)

第36条　主務係長は、決裁済の文書で発送を要するものは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理をして当該決裁文書に浄書文書を添付して総務係に送付しなければならない。ただし、決裁文書が第25条第1項ただし書の規定により処理した帳票である場合は、当該帳票に浄書文書を添付するものとする。

(総務係における文書の施行手続)

第37条　総務係は、前条の規定により決裁文書等の送付を受けたときは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理をしなければならない。

(電話による施行)

第38条　決裁文書を電話で施行するときは、所属長が定める手続きによるものとし、施行後、主務課において当該決裁文書に施行年月日を記載しなければならない。

第39条　削除

(主務係における保管)

第40条　事案の処理が完結した文書で保存年限の満了しないもの(以下「完結文書」という。)は、原則として、当該事案の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の終了の日まで、主務係長において保存管理するものとする。

(書庫における保管)

第41条　前条第1項に定める期間を経過した完結文書は、当該完結文書の保存年限が満了する日まで総務係において保存管理するものとする。

(総務係への引継ぎ)

第42条　主務係長は、完結文書が第40条第1項に定める期間を経過した場合はすみやかに文書引継書を作成し、当該完結文書に添付して総務係長に引き継がなければならない。

(書庫への収蔵)

第43条　総務係長は、前条の規定により、完結文書の引き継ぎを受けたときは、当該完結文書の整理の適否を審査し、適当と認めたものについて、書庫に収蔵しなければならない。

(書庫に収蔵した完結文書の閲覧)

第44条　書庫に収蔵した完結文書は、総務係長の承認をえなければ、閲覧し、転写し、又は持ち出すことができない。

(書庫の管理)

第45条　書庫は、総務係長が管理し、その管理にあたつては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(文書の廃棄)

第46条　完結文書の保存年限が満了したときは、書庫に収蔵したものにあつては文書引継書にその旨記載したうえ総務係長において、その他のものにあつては主務係長において廃棄するものとする。

(廃棄文書の処理)

第47条　前条の規定により文書を廃棄する場合に当該廃棄文書中に印影等移用のおそれのあるもの又は他にみせてはならないものは、塗り消し、若しくは切り取り、又は焼却しなければならない。